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L’EPUREMENT PROGRESSIF DES PASSIFS D’ARCHIVES DES DIFFERENTS SERVICES ET DIRECTIONS ENGAGE
Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, le Fonds d’Intervention pour l’Environnement (FIE) génère des documents d’archives qui, au regard de leurs valeurs informative et historique, nécessitent une prise en charge efficace et durable en vue de garantir leur disponibilité et leur accessibilité en cas de recherche.
En effet, ces documents constituent la mémoire du FIE qu’il importe de pérenniser pour assurer la traçabilité des informations, la transparence et la bonne gouvernance administrative.
Par défaut d’un système d’archivage efficace qui permette leur prise en charge automatique à la fin de leur phase active, les archives deviennent encombrantes dans les bureaux, rendant ainsi leur accès et leur exploitation assez difficile.
En vue d’apporter une réponse efficace et durable à cette situation, les premiers responsables du FIE ont ainsi décidé, en partenariat avec la Direction des Archives et de la Documentation (DAD) du Ministère de l’Environnement, de l’Eau et de l’Assainissement (MEEA), de procéder à l’épurement progressif des passifs d’archives des différents services et directions de la structure.
Après la phase de Ouagadougou, la présente session se déroule, du 6 au 10 octobre 2025 à Bobo-Dioulasso, Koudougou et Ouahigouya et consiste à classer et à numériser les archives du FIE. L’objectif global de l’activité étant de faciliter l’accès à l’information documentaire pour une meilleure atteinte des objectifs de la structure.
De façon spécifique, il s’agit d’élaborer un plan de classement des archives ; de collecter et classer les documents conformément aux normes archivistiques en vigueur et scanner les documents stratégiques des projets. Il s’agit également de concevoir et rendre opérationnel une base de données numériques des dossiers traités et scannés et former le personnel du FIE, au niveau central comme régional, sur les procédures d’archivage des documents et à l’exploitation de la base de données.
Pour la réalisation de l’activité, une équipe d’agents de la DAD et du FIE a été mise en place. L’activité se déroule en plusieurs étapes : le traitement physique des dossiers. Il s’agit de collecter, trier, classer, analyser, codifier et indexer les dossiers d’archives des Antennes régionales suivant les règles d’archivage.
Des groupes de travail ont été constitués pour faciliter l’opération, notamment la phase de scannage des dossiers stratégiques ; la phase de saisie et d’opérationnalisation de la base de données numériques et celle de la formation du personnel.
DCRP/FIE
